Perkembangan teknologi di era digital semakin mempermudah seseorang untuk melakukan berbagai kegiatan, termasuk dalam kerja di virtual office yang biasanya digunakan oleh bisnis-bisnis startup dan UMKM. Sudah banyak perusahaan-perusahaan baik di Indonesia maupun luar negeri yang menggunakan konsep kantor seperti ini.
Sistem operasional dan secara fungsional memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari berbagai lokasi. Meskipun mereka bekerja di virtual office, banyak perusahaan yang tidak mengurangi kualitas kinerja mereka. Hal ini tidak menutup kemungkinan juga, perusahaan yang malah merasa kualitas kinerja menurun akibat sistem kerja dengan konsep seperti ini.
Ada banyak kelebihan dan kekurangan dari konsep kerja virtual office yang perlu perusahaan-perusahaan ketahui sebelum menggunakan perusahaan dengan konsep virtual office. Perusahaan juga perlu mementingkan beberapa aspek penting agar kualitas kinerja karyawan selama bekerja di mana saja dengan konsep ini tetap terjaga.
Biasanya dalam kantor virtual terdapat berbagai tawaran layanan fasilitas yang mendukung aktivitas di perkantoran yang memungkinkan karyawan dapat bekerja di mana saja secara fleksibel. Ini sangat cocok untuk perusahaan yang baru memulai, karena dapat menghemat biaya operasional kantor, selain itu karyawannya yang sedikit sehingga tidak memerlukan kantor yang besar. Berikut kami jelaskan lebih lanjut mengenai Virtual Office.
Apa itu Virtual Office?
Virtual office adalah kantor atau ruang kerja di dunia maya. Berkat adanya digitalisasi, kini virtual office semakin berkembang pesat dan menjadi favorit bagi para pebisnis startup di kota-kota besar, karena lebih efektif dan efisien. Bekerja dari mana saja (Work from Anywhere) dan secara online.
Virtual office merupakan kantor yang hanya memiliki alamat kantor tanpa bangunan fisik, akan tetapi tetap terdaftar sebagai bisnis yang legal, hanya tidak memiliki ruang kantor di gedung atau bangunan di alamat tersebut. Sebenarnya ada yang memiliki bangunan fisik dengan konsep kantor kecil yang menghemat biaya operasional dan biasanya digunakan oleh internal perusahaan untuk kebutuhan bisnis, selebihnya dilakukan secara remote.
Meskipun tidak memiliki kantor fisik, akan tetapi tetap mencakup layanan kantor pada umumnya. Layanan tersebut biasanya menangani dokumen, surat, paket, dan masih banyak lagi yang bisa dikirim ke email perusahaan, penanganan telepon atau voicemail juga disediakan, penyediaan meeting room atau platform aplikasi komunikasi khusus kantor juga biasanya tersedia tergantung perusahaannya. Ini menjadi solusi yang tepat untuk perusahaan yang lebih banyak bekerja di lapangan, sehingga lebih efektif dan efisien. Karyawannya hanya perlu fokus menjalankan bisnis yang perusahaan miliki, sedangkan untuk urusan operasional kantor lainnya dapat mengandalkan dari fasilitas Virtual office saja.
Virtual office juga cocok untuk perusahaan yang berlokasi bukan di zona komersial, misalnya di zona perumahan. Banyak perusahaan startup atau UMKM yang berlokasi di perumahan, karena lebih hemat dan tetap legal. Semenjak pandemi Covid-19, konsep ini semakin berkembang pesat, di mana perekonomian di Indonesia belum sepenuhnya stabil di tengah kebutuhan kantor dalam mengembangkan bisnisnya untuk menghasilkan uang. Oleh karena itu, kantor virtual menjadi solusi yang tepat untuk menghadapi para pebisnis di Indonesia ketika dihadapi kondisi seperti ini.
Manfaat Virtual Office
Konsep virtual office memiliki banyak manfaat yang bisa dirasakan, terutama di era bisnis serba digital ini yang terus berkembang secara cepat dan pesat harus bisa beradaptasi dengan memanfaatkan virtual office. Manfaat yang bisa kamu rasakan, yakni:
Menghemat Biaya Operasional
Ketika Anda membangun perusahaan dengan menggunakan virtual office, tentu saja tidak perlu mengeluarkan biaya yang banyak untuk kebutuhan menyewa atau mendirikan bangunan perusahaan secara fisik. Biaya sewa, utilitas, perawatan, dan peralatan kantor dapat dialihkan untuk keperluan bisnis digital lainnya, seperti perkembangan website, pelatihan untuk karyawan, dan masih banyak lagi yang lebih efektif untuk kualitas perusahaan kedepannya.
Membangun perusahaan dengan cara ini merupakan solusi yang ideal untuk Anda dalam menjalankan bisnis yang baru berkembang atau bisnis kecil-kecilan dengan anggaran yang terbatas. Akan tetapi tidak menutup kemungkinan perusahaan besar juga menggunakan konsep virtual office. Selain untuk menghemat biaya juga dapat memberikan fleksibilitas dalam bekerja.
Kerja Fleksibel
Adanya virtual office memudahkan Anda untuk bekerja di mana saja dan kapan saja tergantung komitmen antara perusahaan dan karyawannya seperti apa. Sehingga memberikan keuntungan untuk karyawannya juga yang menjadikan pekerjaan tersebut sebagai sampingan, karena tidak terikat pada waktu dan lokasi tertentu. Fleksibilitas ini juga memungkinkan bisnis untuk menarik dan mempertahankan tenaga kerja yang berkualitas.
Keberlanjutan Bisnis
Jika Anda sedang dihadapi situasi darurat, seperti pandemi atau bencana alam yang mengharuskan karyawannya bekerja di rumah, kantor virtual sangat membantu permasalahan tersebut, karena bisnis yang Anda jalankan dapat tetap berjalan. Karyawan dapat terus bekerja melalui platform digital, sehingga kelangsungan bisnis Anda tetap berjalan dengan baik di kondisi sulit tersebut.
Image Bisnis yang Profesional
Virtual office memungkinkan Anda untuk memiliki alamat bergengsi di lokasi yang strategis, seperti gedung perkantoran yang terkenal atau berada di pusat bisnis, sehingga memberikan kesan profesional kepada mitra bisnis dan pelanggan Anda. Alamat bisnis yang seperti ini dapat meningkatkan citra dan kepercayaan terhadap bisnis Anda.
Dukungan Administrasi
Penyedia layanan akan menyediakan layanan dan menangani di berbagai aspek administratif, seperti pengelolaan surat-menyurat, menerima dan meneruskan paket, serta menyediakan layanan telpon yang akan mengurangi beban administratif untuk bisnis Anda, sehingga perusahaan Anda bisa fokus pada kegiatan inti bisnis yang lebih penting.
Fasilitas yang Lengkap
Beberapa penyedia biasanya akan menawarkan fasilitas tambahan, seperti ruang rapat atau ruang kerja yang fleksibel dan dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan. Hal ini tentu saja menguntungkan saat Anda perlu mengadakan pertemuan dengan klien atau kolaborasi dengan tim secara fisik yang tidak harus setiap hari ke kantor.
Kekurangan Virtual Office
Di balik banyak manfaat dan kelebihan, kami juga akan menjelaskan dari sisi kekurangan untuk perusahaan dan karyawan. Kekurangan yang sering terjadi dirasakan oleh perusahaan yang menggunakan konsep seperti ini biasanya minim interaksi karyawan dan pemilik bisnis. Hal ini dikarenakan kurang interaksi langsung dan menyebabkan kurangnya koordinasi serta komunikasi yang efektif, kemudian dapat berakibat menurunnya motivasi dan produktivitas karyawan.
Selain itu, karena pekerjaan yang dilakukan lebih banyak menggunakan jaringan internet, terkadang terhambat masalah teknis yang sering dihadapi oleh banyak perusahaan. Terakhir, perusahaan perlu menyediakan sistem penyimpanan data yang aman untuk mencegah kebocoran atau penyalahgunaan data, sehingga perlu dilindungi dengan sistem keamanan yang memadai. Perusahaan perlu mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan dari menggunakan sistem kantor virtual, akan tetapi ini masih menjadi solusi terbaik untuk segala jenis bisnis.
PERIZINDO menyediakan layanan Virtual Office dengan harga menarik
jadi jangan sampai panggilan penting terlewatkan!
Layanan penerimaan telepon kami akan memastikan setiap panggilan bisnis Anda terjawab dengan profesional
